Jeg har et lille forspring. Jeg har en projektleder-certificering, mange store projekter bag mig og så underviser jeg i projektledelse.
Men det kræver ikke nødvendigvis det store kørekort i projektledelse at styre dit digitale marketing-projekt i mål. Heller ikke det sorte bælte i 22 Excel-skabeloner med et grimt farvetema. Mange klarer sig uden – og mindre kan også gøre det.
Men! Du kan gøre dig selv en tjeneste ved at overveje de her syv ting fra projektlederens grundbog, før du tænder op under dit næste projekt.
Projekttrekanten er en simpel måde at se dit projekt på. Der skal være balance mellem dine ressourcer, din tid og den forventede kvalitet.
Så skal din marketing-plan pludselig omfatte Facebook (mere kvalitet/arbejde) midt i projektet, skal du enten have mere tid og flere ressourcer, eller reducere omfanget af de andre ting, du skal levere, før der er balance igen.
Du bør altid vurdere, om du har ressourcer nok til at nå dit projekt til tiden, og i den kvalitet du ønsker, inden du går i gang eller underskriver kontrakten.
‘Stakeholders’ er projektleder-snak for de mennesker, der har indflydelse på dit projekts succes. Det kan være chefen, leverandøren, ledere i din organisation, medarbejdere, pressen eller alle andre, der kan påvirke projektet eller har fordel eller ulempe af dit projekt.
Det kan fx være ‘risky business’ at lave marketing-projekter, uden at vide om den øverste chef eller de andre afdelinger i din virksomhed er helt med på vognen.
Så hvis salgschefen Erik grundlæggende synes, at alt det ‘marketing’ laver er noget nytteløst humbug, så tag problemet up front. Ellers vil Erik måske modarbejde dine planer senere.
Fortæl Erik, hvad han får ud af dit geniale projekt, og at dine leads ruller ind i hans indbakke lige om lidt. Så kan Erik nå sit budget tidligt i år – og alle vinder.
Sørg for de vigtigste personer, støtter dit projekt fra starten.
Sørg for, at alle i projektet kender projektets grundlæggende formål. Hvorfor gør I det her?
Hvis formålet er at ‘skaffe flere leads til salg’, så skal dit projekt ikke pludselig handle om at øge brand-awareness. Eller det skal det kun, hvis det bidrager direkte til at skaffe flere leads i hvert fald.
Sæt altid et klart succeskriterium – eller flere. Det er et konkret mål, som fx, hvor mange leads skal I skabe? Over hvor lang tid?
Konverter målet fra
‘skaf flere leads til salg’
til
‘skaf 30 nye leads pr. måned til salg’.
Allerede her har du noget mere konkret at styre efter. Det hedder også KPI’er og meget andet godt.
Sørg for, at alle kender dit formål og succeskriterium – for så er det dét, og kun dét, projektet skal levere løsninger på.
“Vi skal være færdig med det hele om 4 måneder”
Det er ligesom at køre Tour de France uden at tænke i etaper, eller planlægge en jordomrejse uden at tænke på mellemlandinger.
Sæt milepæle undervejs, så du har noget at styre efter løbende.
Fx kan du dele dit projekt op i:
Så får du på plads, hvad der skal laves for at nå hver milepæl og har overblik fra begyndelsen.
En projektplan viser, hvordan du når dine milepæle. Den besvarer tre grundlæggende spørgsmål:
Hvad? > Hvad skaber dit projekt, som kan opnå dit purpose og dine mål? Det er projektets produkt(er). Det du har i hånden, når du er færdig.
Hvornår? > I hvilken rækkefølge skal tingene laves? Hvor lang tid tror tager det? Hvornår er deadlines?
Hvem? > Hvem har ansvaret for at nå deadline?
Når du har den plan på plads, så har du noget at styre efter. Følg løbende op, og justér din plan, når ændringerne kommer. Og det gør de. Sådan er det bare, når virkeligheden rammer dit projekt.
Husk, der lurer farer for dit projekt lige under overfladen.
Du kan bruge 3 uger på en risiko-analyse sammen med en konsulent til 1.500 i timen og en frokost. Men du kan også lade være. Det er dog en god idé at se på sandsynligheden for, at noget går galt undervejs. Og det gør der jo altid.
Hvis du er bekymret for, at produktionstiden på din nye webshop er for optimistisk, så afsæt to uger mere fra starten.
Er du usikker på, at din nye leverandør kan løfte opgaven? Så vælg en anden, eller hav en Plan B i baghånden – fx den dyre, store leverandør med den høje timepris.
Er dit design endnu ikke godkendt af din kædes hovedkvarter i Antwerpen, så hav en plan for, hvad du gør, hvis de beder dig lave det hele om midt i det hele.
Kig lidt i krystalkuglen. Forvent det værste, og håb det bedste. Og planlæg derefter.
Ja, ja. Kommunikation er vigtigt. Og det er det altså i dit projekt.
Husk, at informere alle i firmaet om, at du går i gang, hvorfor du gør det, og hvordan både de og virksomheden vinder på det, du har gang i.
Hvis du laver noget, som ændrer andres arbejdsopgaver, så er du sikkert irriterende i deres øjne. Så håndtér det fra starten. Inddrag folk i projektet.
Der er ikke noget værre end at høre ved frokosten, at marketing er ved at introducere HubSpot, og de derfor planlægger at reducere antallet af kørende sælgere. Og særligt, hvis du er kørende sælger.
Så kommunikér de forventede ændringer selv – behold initiativet, og undgå unødig modstand mod dit projekt.
Kommunikér også klart og ofte med eksterne partnere. Hvad de ved, får de ikke (så nemt) ondt af. Og skriv klart, når du gør det – se vores skriveguide her.
Og! Fejr de små og store sejre
Husk, at motivere dit team undervejs. Fejr milepælene, og hold et ‘Go live’ event for hele butikken, når dit fede, nye marketing-tiltag går i luften. I zen-agtig balance mellem dit budget, tidsplanen og i den lækre kvalitet alle havde forventet.
God arbejdslyst.
Planlægning kan være kedeligt, og ja det tager tid. Men du gør dig selv en tjeneste ved at gøre det ekstra arbejde. Det tjener sig hurtigt hjem igen.
